Slik virker det

Med Centsoft Invoice får du markedets mest moderne system for behandling av leverandørfakturaer. Det er et kraftfullt, men likevel enkelt system å jobbe i, og det fungerer både for mindre bedrifter og for store.

 

 

 

 

 

Det er enkelt å komme i gang og jobbe med elektroniske fakturaer i Centsoft Invoice i tre enkle trinn.

1.

Hvordan forenkles ditt mottak av fakturaer?

For å få fakturaen inn i flyten kan du velge mellom to alternativer: skanningssentral eller mottak av faktura via e-postadresse.

Velger du skanningssentral, får du en ny fakturadresse fra Centsoft. Du ber leverandørene dine sende både papir- og PDF-fakturaer til den nye adressen. Vi poståpner, skanner, tolker og passer på at du får fakturaen inn i Centsoft Invoice, der du deretter konterer og attesterer fakturaen.

Alternativet er at du skanner fakturaene dine til en e-postadresse. Da får du fakturaene tolket automatisk og deretter dukker de opp i Centsoft Invoice. Du kan også gi e-postadressen direkte til leverandørene dine, slik at de kan sende fakturaer som PDF direkte. På den måten slipper bedriften en masse post- og papirbehandling.

I tillegg til ovenstående to alternativer, vil du også ta imot en del av fakturaene dine som EDI-fakturaer. Centsoft Invoice ser hvilke leverandører som kan sende EDI-fakturaer, og kan automatisk stille om fra papirfaktura til elektronisk faktura.

2.

Fakturaene behandles i Centsoft Invoice

Centsoft Invoice får du tilgang til fra datamaskinen, smarttelefonen eller nettbrettet. Her matches fakturaen mot rett leverandør, konteres og attesteres.

Systemet konfigureres ut fra attesteringsflyten deres, og fakturaen kan deles opp på flere konteringsrader og kan sendes til forskjellige personer. De rette personene får på den måten tilgang til å attestere direkte online, via nettleserne sine – hvor de enn måtte være. En stor del av arbeidet med kontering er i Centsoft Invoice automatisert. Vi kan lese av informasjonen på fakturaen din og presentere forslag til konteringer som dere så godkjenner eller endrer om det trengs.

Det er enkelt å følge status på fakturaene og å få ut forskjellige typer av rapporter. I og med at alle fakturaer finnes digitalt, er de også søkbare i systemet.

3.

Integrasjon mot ditt økonomisystem

Centsoft Invoice er fullt integrert med ditt eksisterende økonomisystem, noe som innebærer at alt du gjør i Centsoft, automatisk overføres til økonomisystemet uten manuell inngripen.

Centsoft henter også automatisk innstillinger fra økonomisystemet for de registrene som trengs for å kunne bokføre en faktura, som for eksempel leverandørregister, kontoregister og valutaer. Når fakturaen etterpå er kontert og klar i Centsoft, så går den direkte over og havner i økonomisystemet og er klar for betaling.

 

 

Automatisk omstilling til EDI-faktura for de leverandører som kan sende slike fakturaer.

Velg mellom å skanne selv eller stille om fakturaadressen til vår skanningssentral

Alltid tolkning av fakturaer – dere slipper å taste inn beløp, dato, fakturanummer m.m.

Automatiser konteringsarbeidet med konteringsmaler, hent tidligere brukte konteringer fra samme leverandør og helt automatiserte forslag til kontering av gjentakende fakturaer.

Søk på all informasjon i fakturaene, ikke bare de kontoene du har kontert på eller den leverandøren du har fått fakturaen fra.

Bygg dynamiske attesteringsflyt – send ut fakturaen for attestering til én eller flere samtidige attestanter. Angi beløpsgrenser for forskjellige attesteringsnivåer.

Kredittkortfakturaer kan enkelt konteres i Excel og importeres i Centsoft Invoice.

Attester fakturaen via datamaskin eller mobiltelefon.

Ikke noe dobbeltarbeide – transparent integrasjon med økonomisystemet deres.

Rapportfunksjoner for å enkelt sammenstille og skrive ut flere fakturaer.

Periodebehandling for å unngå at fakturaer bokføres i feil periode.

Eiendomsmoms – funksjon for å opprette momsnøkler for eiendomsselskap.

Flagge fakturaer – hjelp til økonomiavdelingen med å opprette aktivitetslister for viderefakturering, legge til lønn m.m.

Matching av faktura mot innleveranser.

 

 

Automatiser hele flyten

Centsoft Invoice kan tilpasses helt etter dine behov, og du lager enkelt flyt som automatiserer prosessen for attestering. Vi hjelper deg med å sette opp konfigurasjonen mot ditt økonomisystem og å tilpasse den til dine rutiner og arbeidsmåter. Systemet kan blant annet matches mot innleveranser og innkjøpsordrer fra økonomisystemet ditt.

Selve tolkningen av fakturaene kan skje på forskjellige måter. Du kan for eksempel bruke en tjeneste for tolkning i skyen eller velge å skanne via skanningssentral.

Tiltalende enkel brukervennlighet

Du kommer raskt i gang med å arbeide i Centsoft. Det er et brukervennlig system med en intuitiv arbeidsflyt som gjør det enkelt for deg å komme i gang.

Under installasjonen hjelper vi deg med å stille inn de nødvendige basisinnstillingene for systemet, og vi gir deg en grundig gjennomgang av hvordan systemet virker.

I og med at det er lett å sette seg inn i systemet, så krever det også veldig liten opplæringsinnsats for økonomipersonale og attestanter. Det gjør også at det er enkelt å ta inn vikarer på økonomiavdelingen.

Kom i gang straks! Fyll ut, så kontakter vi deg.