CASE: Slik fikk Björn Axén orden på leverandørfakturaene sine

”Vi sparer definitivt mer enn det koster.”

Johan Asperyd, økonomisjef på Björn Axén

 

Frem til høsten 2012, håndterte Björn Axén fakturaene sine på den tradisjonelle måten. Økonomiavdelingen tok imot papirfakturaer som ble sendt ut i organisasjonen for kontering og attestering. I andre tilfeller havnet fakturaene direkte hos attesterende ledere som skulle sende dem til økonomi. Prosessen ble ytterligere komplisert ved at Björn Axén driver virksomhet i fire selskaper og på fem fysiske adresser.

 

– Det blir fort litt kaotisk og vanskelig å holde oversikt over hvor fakturaene er, sier økonomisjef Johan Asperyd.

 

– En faktura kan fort bli liggende på et skrivebord, og i verste fall blir man ikke klar over den før man får en purring fra leverandøren.

 

Johan kommer stadig tilbake til hvordan manuell håndtering av fakturaer kan skape usikkerhet i fakturahåndteringen, noe som i sin tur påvirker kvaliteten i bokføringen, den overordnede økonomistyringen og risikoen for å ødelegge forholdet til leverandørene.

 

Johan tok initiativet til å innføre Centsoft Invoice. Én grunn var å redusere arbeidsbelastningen og unngå dobbelt arbeid. Bedriften hadde vokst mye, og ifølge Johan hadde de måttet ansette flere på økonomi hvis de ikke hadde tatt i bruk Centsofts løsning.

 

Mindre tid og færre feil

 

En svært positiv effekt av innføringen av Centsoft Invoice er, ifølge Johan, den enorme påvirkningen på arbeidsbelastningen.

 

– Vi sparer utrolig mange timer. Vi har ikke regnet på det, men vi sparer definitivt mer enn det koster, sier han.

 

Han nevner også fordeler som betraktelig bedre kontroll på fakturaflyten, større presisjon i bokføringen og betydelig færre feil. Firmaet gjør færre feilsøkinger, noe som sparer mye tid. Når noe likevel blir feil, er det enkelt å oppdage hvor og hvorfor.

 

I tillegg går attesteringen raskere. Påminnelser til attestantene går automatisk ut, og administratoren får oversikt over alle fakturaer, hvor de er og hvilken status de har.

 

– Det stiller muligens høyere krav til ledelsen som må kontere, sier Johan, og forklarer at de tidligere kunne la det stå tomt og si at «dette overlater jeg til økonomi».

 

Kjedelig å håndtere fakturaer …

 

Det Johans medarbeidere setter mest pris på, er overblikket over fakturaene og at arbeidet har blitt lettere. Nå kan de være mer produktive og får jobbe med oppgaver de er kvalifiserte for.

 

– I og med at man ikke lenger må sitte og slite med en kontoplan i forbindelse med kontering, har jobben blitt morsommere, sier Johan.

 

For sin egen del synes Johan at regnskapsføringen har blitt smidigere.

 

Han kan raskt gå inn i Centsoft og sjekke ulike grunnlag, i stedet for å lete i permer. Dette gjør det også enklere finne de riktige tallene, for eksempel hvis markedssjefen har spørsmål om markedsbudsjettet.

 

Enkelt å innføre

 

Björn Axén har byttet forretningssystem siden de begynte med Centsoft i 2012, og har dermed vært med på å integrere Centsoft mot to ulike systemer. Ifølge Johan gikk det forbausende smidig i begge tilfeller.

 

Han opplevde også at medarbeiderne var utelukkende positive til forandringen.

 

– Alle lærer seg systemet umiddelbart, til og med nye ansatte. Det er ingen terskel.

 

Hvorfor Centsoft?

 

Det var Björn Axéns leverandør av kopimaskiner og skrivere som anbefalte Johan å sjekke ut Centsoft. Han ville ikke ha et komplisert system, og ville unngå å overinvestere.

 

Johan tror også at Centsoft Invoice er en systemløsning som passer de fleste bedrifter. Han er også fornøyd med den raske brukerstøtten, og setter pris på at programvaren hele tiden utvikles.

 

– Det merkes at de brenner for det de gjør, sier han.

 

Johan er ikke bekymret for driftsstans eller problemer, og mener at han ikke bekymrer seg «mer enn for noen annen tjeneste, for eksempel nettbanker».

 

For å oppsummere har Johan, ved hjelp av Centsoft Invoice, klart å redusere arbeidsbelastningen i økonomiavdelingen. Han opplever selv at han har fått større kontroll og at det har vært tilfredsstillende å kunne gi medarbeiderne morsommere arbeidsoppgaver.